Empresarios - Contrato de Aprendizaje SENA

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Información general

A través de los contratos de aprendizaje los empresarios apoyan la formación de los aprendices para que adquieran conocimientos prácticos en entornos laborales, contribuyendo en su desarrollo profesional y personal.


Beneficios del contrato de aprendizaje Voluntario

Invierta en capital social accediendo a la contratación voluntaria de aprendices y gane:

  • Mano de obra calificada que podrá co-formar a la medida de sus necesidades de ocupación.
  • Potencialización de aprendices semilleros practicantes hacia la empleabilidad.
  • Deducciones de Ley por contratar aprendices.
  • Aseguramiento del cumplimiento de su cuota regulada.
El empresario interesado en contratar aprendices en forma voluntaria especialidades administrativas, comerciales, de servicios, agrícolas, e industriales, podrá hacerlo acogiéndose al decreto único 1072 de 2015 (artículo 2.2.6.3.11 parágrafo 2), el cual permite a las empresas no obligadas (no reguladas) y a las obligadas (con cuota) vincular aprendices SENA.

Según el número de trabajadores vinculados formalmente a su empresa y sin reducciones de personal, regirá el máximo de aprendices voluntarios a contratar, así:
  • Empresas con un número de entre 15-50 trabajadores:  El equivalente de hasta el 40% del número de trabajadores.
  • Empresas con un número de entre 51-200 trabajadores: El equivalente de hasta el 30% del número de trabajadores.
  • Empresas con más de 200 trabajadores:  El equivalente de hasta el 20% del número de trabajadores.

 * El empresario debe mantener estable su planta de personal antes y durante la vigencia del contrato de aprendizaje voluntario.

Beneficios para el empresario al contratar aprendices:

  • El contribuyente puede deducir el 100% de lo que pague por los aprendices que por Ley está obligado y hasta el 130% por los aprendices adicionales que contrate.

La Ley 115 de 1994, en su artículo 189 establece que las empresas que contraten aprendices adicionales a los que legalmente están obligadas, podrán deducir hasta el 130% de su renta líquida gravable los gastos por salarios y prestaciones sociales (gastos administrativos / costos administrativos).

Cómo acceder al Contrato de Aprendizaje de manera Voluntaria:

  • Infórmele a la Regional del SENA - Grupo Relaciones Corporativas de donde funcione el domicilio principal de la empresa que se acoge al decreto 1779 de 2009 compilado por el decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.6.3.11 parágrafo 2.
  • En su solicitud, adjunte los siguientes documentos: 
    • Copia de Cámara de Comercio
    • Pago de planilla seguridad social de los tres últimos meses, para verificación del No. de trabajadores.
    • Copia del RUT actualizado.

Causales de terminación de los contratos
Los aspectos que deberá considerar la empresa al momento de optar por la terminación de un contrato de aprendizaje y registrar dicha terminación en el aplicativo SGVA del SENA: 
  1. Dada la consensualidad del contrato de aprendizaje entre la EMPRESA y el APRENDIZ, este debe regirse a partir de las cláusulas contractuales pactadas y les corresponde tomar las decisiones inherentes al contrato que firmaron en concordancia con la normatividad legal del mismo. Por lo tanto, la empresa debe remitirse a las cláusulas del contrato que firmó con el aprendiz y proceder a determinar la causal de terminación correspondiente que se encuentre configurada para tal fin; previa garantía de derechos fundamentales, debido proceso y/o fueros de estabilidad en los que pudiere encontrarse el aprendiz.
  2. En la minuta dispuesta en el aplicativo SGVA del SENA, la cláusula sexta especifica los casos en que podrá darse por terminado el contrato entre las partes: “: a) Por mutuo acuerdo entre las partes.  B) Por el vencimiento del término de duración del presente contrato.  C) La cancelación de la matrícula por parte del SENA de acuerdo con el reglamento previsto para los alumnos. D) El bajo rendimiento o las faltas disciplinarias cometidas en los periodos de Formación Profesional Integral en el SENA o en la EMPRESA, cuando a pesar de los requerimientos de la Empresa o del SENA, no se corrijan en un plazo razonable.  Cuando la decisión la tome la Empresa, esta deberá obtener previo concepto favorable del SENA.  E) El incumplimiento de las obligaciones previstas para cada una de las partes”.
  3. Es importante tener en cuenta que el contrato de aprendizaje es formativo; por lo cual, debe darse alcance en los casos de renuncia no justificada presentada por el aprendiz a la empresa, al Art. 10 numeral 2. del reglamento del aprendiz SENA, el cual en primera instancia considera la renuncia como una prohibición; por lo tanto, en este caso aplicaría el incumplimiento por una de las partes indicada en las causales de terminación. Igualmente, para casos en que los aprendices cometen faltas graves, entre ellas (hurtos, agresiones, deserción de la práctica sin justificación, entre otras).
  4. En virtud de la consensualidad de este tipo de contratos, cuando las partes EMPRESA y APRENDIZ de mutuo acuerdo deciden dar por terminado el contrato de aprendizaje con base en la causal consagrada en el contrato suscrito, deberán informar a la institución educativa y dejar constancia mediante acta con detalle de los motivos que sustentan su decisión junto con las respectivas firmas de quienes intervienen (EMPRESA Y APRENDIZ).
  5. En todos los casos, la empresa deberá notificar al centro de formación SENA o institución educativa la situación presentada con el aprendiz, debido proceso establecido y decisiones tomadas por las partes (EMPRESA Y APRENDIZ).
  6. En los casos en que el centro de formación SENA o institución educativa programen reunión de seguimiento y evaluación a la etapa productiva, de la que harán parte el aprendiz, la empresa y el instructor/docente/coordinador; este último, levantará acta en la cual se establecerán los compromisos pactados y de la misma manera las determinaciones que se tomen.
  7. La empresa deberá realizar el respectivo registro de la terminación del contrato de aprendizaje en el aplicativo SGVA, siguiendo los pasos descritos en el manual empresarios páginas 32 – 33 “CÓMO FINALIZAR UN CONTRATO”. Manual empresarios: https://caprendizaje.sena.edu.co/sgva/EMPRESA/pag/ManualSGVAEmpresas.pdf
Nota 1: La fecha de terminación del contrato será la del último pago a la seguridad social y del apoyo de sostenimiento de acuerdo con los soportes respectivos. Estos deberán ser enviadas al SENA o centro de formación en caso de ser requeridos.

Nota 2: se recuerda que a partir del día siguiente a la terminación del contrato que se registre en la plataforma, la empresa contará con 20 días hábiles para la contratación de un nuevo aprendiz y así reponer el cupo vacante, so pena de incurrir en mora, de conformidad con lo expuesto en la ley 789 de 2002 artículo 33 y acuerdo 011 de 2008 artículo 1.


Cubrimiento de cuota de regulación
Es importante que tenga en cuenta las siguientes orientaciones y lineamientos de la entidad en lo que respecta al cubrimiento de su cuota regulada:

1. El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA debe dar cumplimiento a las disposiciones legales contempladas en la política de protección de datos personales (Habeas data), razón por la cual se ha establecido como único canal de búsqueda, selección de aprendices y registro de contratos de aprendizaje la plataforma http://caprendizaje.sena.edu.co, disponible las 24 horas para los empresarios con cuota regulada y para aquellas empresas voluntarias acogidas al decreto 1779 de 2009.
2. La normatividad vigente del contrato de aprendizaje establece con relación al reemplazo de aprendices con terminaciones de contrato: 
 
Artículo 1. del Decreto 933 de 203 y compilado en artículo 2.2.6.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1072 de 2015: “El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculación dentro del Derecho Laboral, sin subordinación y por un plazo no mayor a dos (2) años en la que una persona natural recibe formación teórica en una entidad de formación autorizada con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que adquiera formación profesional metódica y completa requerida en el oficio, actividad u ocupación dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propios del giro ordinario de las actividades del patrocinador con exclusividad en las actividades propias del aprendizaje y el reconocimiento de un apoyo de sostenimiento que garantice el proceso de aprendizaje y el cual, en ningún caso, constituye salario”.

Acuerdo 11 de 2008, considerando: “Que la Ley 789 de 2002 establece en el parágrafo del artículo 33, que: “Cuando el contrato de aprendizaje incluido dentro de la cuota mínima señalada por el Sena termine por cualquier causa, la empresa deberá reemplazar al aprendiz para conservar la proporción que le haya sido asignada…”; Que el artículo 8o del Decreto 933 de 2003 dispone que “Terminada la relación de aprendizaje por cualquier causa, la empresa patrocinadora deberá reemplazar al aprendiz para conservar la proporcionalidad”, debiendo informar inmediatamente al Sena la contratación del nuevo aprendiz. Artículo 1…. Una vez en firme el acto administrativo que determine o modifique la cuota de aprendices, el empleador obligado deberá suscribir los correspondientes contratos dentro de los 20 días hábiles siguientes, en caso de que hubiere optado por cumplir la cuota contratando aprendices. El mismo plazo tiene el empleador obligado para reemplazar un aprendiz que haya terminado el contrato; en este caso los 20 días hábiles se contarán a partir de la fecha de terminación del respectivo contrato. Artículo 3. Dentro de los plazos indicados en los dos artículos anteriores, según el caso, el empleador obligado debe adelantar el siguiente procedimiento:
 
a) Evaluación de perfil: Definir la especialidad, oficio u ocupación objeto del contrato de aprendizaje, de acuerdo a los perfiles y requerimientos que tenga;
 
b) Preselección de Aprendices Sena: El proceso de búsqueda, selección y contratación de aprendices Sena se debe realizar por medio del Sistema Gestión Virtual de Aprendices (SGVA), al cual tiene acceso a través de Internet (http://caprendizaje.sena.edu.co);

3. En la plataforma (http://caprendizaje.sena.edu.co) se ha dispuesto el manual para el empresario adjunto, el cual contiene instrucciones detalladas para facilitar su proceso de búsqueda. A continuación, se relacionan algunas orientaciones adicionales esperando sean de utilidad en su proceso de selección y contratación del aprendiz requerido:

Para visualizar los datos de contacto de los aprendices será necesario registrar la vacante en el aplicativo SGVA:
  • Link: http://caprendizaje.sena.edu.co/sgva/SGVA_Diseno/pag/login.aspx
  • Acceder con el usuario y contraseña designados, por defecto el usuario y contraseña corresponden al mismo NIT, sin digito de verificación.
  • Dirigirse a la opción “Solicitar Aprendices” 
  • Luego hacer clic en el botón “Crear nueva solicitud” 
  • Diligenciar los datos del formulario y hacer clic en el botón buscar especialidad:
  • Hacer la búsqueda por palabra clave del perfil:
  • Diligenciar los campos del perfil y registrar la vacante.
  • Una vez registrado el perfil de búsqueda se dirige al botón “Buscar Aprendices” 
  • Selecciona el perfil del cual quiere visualizar el personal disponible y hace clic en detalle para ver los datos de contacto.
  • Para finalizar, le comparto enlace que incluye directorio de Líderes de Contrato de Aprendizaje de los centros de formación del SENA a nivel Nacional y adjunto los respectivos instructivos para manejo del aplicativo SGVA y generación de cartas de presentación.
  • Enlace directorio:
  • https://caprendizaje.sena.edu.co/sgva/SGVA_Diseno/pag/ListaCentros.aspx
Para finalizar, le comparto enlace que incluye directorio de Líderes de Contrato de Aprendizaje de los centros de formación del SENA a nivel Nacional y adjunto los respectivos instructivos para manejo del aplicativo SGVA y generación de cartas de presentación.

Enlace directorio:


Porcentajes de apoyo de sostenimiento

Decreto 933  de 2003. Artículo 4°. Apoyo de sostenimiento mensual en la relación de aprendizaje:

Cuando las fases lectiva y práctica se realicen en forma simultánea durante el proceso de formación, el reconocimiento de apoyo de sostenimiento mensual se hará en forma proporcional al tiempo de dedicación a cada una ellas.

Ley 789 de 2002: El apoyo del sostenimiento durante la fase práctica será equivalente al setenta y cinco por ciento (75%) de un salario mínimo mensual legal vigente.
El apoyo de sostenimiento durante la fase práctica será diferente cuando la tasa de desempleo nacional sea menor del diez por ciento (10%), caso en el cual será equivalente al ciento por ciento (100%) de un salario mínimo legal vigente.

Etapa Lectiva: 50 % del salario mínimo legal vigente y afiliación a EPS

Etapa productiva: 75% del SMMLV si la tasa de desempleo certificada por el DANE es igual o superior al 10%; si la tasa del desempleo es inferior al 10% será igual al 100% del SMMLV

Alternancia en etapa lectiva y etapa productiva: Promedio resultante entre la etapa lectiva y productiva; 62.5% del SMMLV, si la tasa de desempleo es igual o mayor al 10% y 75% SMMLV, si es menor al 10%; afiliación a EPS y ARL

Preguntas Frecuentes


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